IV Bieg Firmowy Wrocław - łatwiej być zawodnikiem niż organizatorem

Bieg Firmowy to z wielu względów bieg szczególny. M.in. dlatego, że jak w każdej sztafecie trzeba się zorganizować (przynajmniej znaleźć sobie drużynę np. w miejscu pracy). Jeśli w firmie jest więcej drużyn, dobrze jest, jak ktoś temat ogarnia. Ponieważ w mojej korporacji przyszło mi już drugi raz pełnić taką rolę mogę powiedzieć, że jest to nieproste, trudniejsze niż bycie zawodnikiem i że mogę sobie tylko wyobrazić, jaki ogrom pracy wykonuje właściwy organizator zawodów.

Dla mnie (i pewnie dziesiątek taki osób jak ja) bieg zaczyna się gdzieś w lutym, kiedy podawany jest termin zawodów. Wtedy ogłasza się w firmie, że taki bieg jest i szuka się chętnych. Niemało osób się zgłasza, ale wiadomo, że to nie wszyscy, a trzeba oszacować liczbę uczestników w firmie, co przekłada się na koszt startu. To podstawowa informacja, którą trzeba podać, aby uzyskać dofinansowanie stratu. Oczywiście część osób uzależnia swój udział od dofinansowania.

Gdy mamy informację o dofinansowaniu, pozostaje czekanie na otwarcie zapisów, dalsze zbieranie nowych zgłoszeń i obserowanie, jak bardzo dokładny był wcześniejszy szacunek. W tym roku nie doszacowałem i musieliśmy wystąpić o zwiększenie dofinansowania. Na szczęście się udało :).

Gdy zaczynają się zapisy, trzeba zebrać komplet informacji wymaganych przez organizatora. To taki moment, kiedy pierwsze osoby spośród zgłoszonych się wykruszają. Taka fluktuacja jest normalna i trzeba się na nią w jakiś sposób przygotować. W tym momencie jest też chyba największa liczba zgłoszeń - nie można dać się zwieźć i zgłosić za dużo drużyn, ale trzeba przyjąć, że cześć się wykruszy. Mi potwierdza się zasada, którą obserwuję na biegach komercyjnych, że ok.10% uczestników, którzy opłacili wpisowe nie staje na starcie. Trzeba też się liczyć z tym, że później trzeba będzie komuś odmówić. Na szczęście w tym roku udało się tego uniknąć.

W tym momencie również trzeba poukładać chętnych w drużyny. Część osób zgłasza się jako całe drużyny, ale znaczna część nie ma drużyny. Trzeba ich jakoś poskładać w sensowną całość, aby np. nie dać do jednej drużyny, kogoś kto biega 5km poniżej 20min i powyżej 30. I odpowiedzieć sobie na pytanie, czy chcemy mieć drużynę, która powalczy o rezultat końcowy, czy liczy się głównie dobra zabawa.

Gdy mamy coraz bardziej ostateczną listę osób można zacząć się starać o dofiansowanie dodatkowych gadżetów - nadruków na koszulki, czapeczki. To kolejne decyzje do podjęcia - gdzie, za ile, dokladnie co.

Gdy to wszystko uda się przebrnąć pozostaje czekać na zbliżający się start, przyjmować kolejne rezygnacje i równolegle pojawiające się nowe zgłoszenia (na szczęście to się z grubsza bilansuje). W tym czasie dzieje się najmniej i jest najmniej emocji.

Tym sposobem docieramy do bezpośredniego okresu przedstartowego (BPS, znacie to?). Organizator wymaga oświadczeń o stanie zdrowia - tylko na tej podstawie można odebrać pakiety. Sprawa niby prosta, ale jak firma ma kilka lokalizacji, część osób jest nieobecna w pracy, nie można tego zostawić na ostatnią chwilę. Z pomocą na szczęście przychodzą zarówno życzliwi i pomocni koledzy/koleżanki, jak i wynalazki techniki w postaci korporacyjnych skanerów.

W tym momencie również zaczynają się wykruszać osoby z powodu kontuzji. Jako biegacz rozumiem, że kontuzja może przytrafić sie w każdym momencie i na nią nie ma wpływu. Ale jako koordynatorowi to bardzo komplikuje sytuacje, bo trudno znaleźć kogoś do startu na ostatnią chwilę. Dodajmy, że od tygodnia organizator nie daje możliwości zmiany rozmiaru koszulki.

Na szczęście udaje się uzyskać komplet oświadczeń, wciąż mamy komplet zgłoszeń i później szczęśliwie wymienić je na pakiety startowe. Ponieważ robiliśmy dodatkowe nadruki, trzeba dostarczyć koszulki do firmy (czyli najpierw wyjąć je z pakietów), a później odebrać z firmy i ponownie spakować. Dobrze, jak ktoś może w tym pomóc, albo w ogóle to przejąć.

W trakcie całego tego procesu ważna jest odpowiednia komunikacja, poinformowanie wszystkich zainteresowanych o bieżącej sytuacji, co oznacza dziesiątki maili. Musi być krótko, zwięźle i treściwie. Poza mailami są jeszcze wpisy na korporacyjnym intranecie, ale to pestka przy wpisach na blogu ;).

Tym sposobem docieramy do dnia startu. Trzeba jeszcze tylko zorganizować zbiórkę, rozdać pakiety, upewnić się, że wszyscy są, poznać tych, co się nie znają (ważne na zmianach!). Warto mieć zapasowe agrafki, bo na pewno gdzieś w trakcie przepakowywania pakietów się komuś zapodziały. Po tym wszystkim można szykować się do startu. Chociaż nie do końca, bo trzeba też zadbać o miejsce spotkania po biegu.

Bieg

Jak już to wszystko przebrniemy, można przebiec swoje 5km. Mój cel, ze względu na problemy z kolanem, bardzo konserwatywny 25min. Odbieram pałeczkę od Danusi i lecę. Zaczynam za szybko, po pierwszych kilkuset metrach Garmin mówi, że lecę poniżej 4min/km. Zwalniam, aby pierwszy kilometr zrobić w 4:30min/km. Nie ma tłoku na trasie, raczej wyprzedzam, niż jestem wyprzedzany. Co dziwne, już na tym etapie widzę idących zawodników. Kolejne 3km mijają mi w tempie ok.4:50min/km. Bieg zadziwiająco mnie męczy, ale to pewnie wina słonecznej pogody i nienajlepszego stroju. Kolano na szczęście nie doskwiera. Na 5.km staram się przyspieszyć - nie ma już na co czekać. Wpadam na odcinek przy strefie zmian i słyszę doping kolegów i koleżanek z pracy - dodaje mi sił na finisz. Jeszcze tylko nawrotka (jak jak ich nie lubię) i ostatnia prosta. Z daleka widzę Tomka, on mnie też. Przekazuję mu pałeczkę, mijam metę i zatrzymuję Garmina. 23min51s, dużo lepiej niż zakładałem. Organizator jeszcze urwie kilkanaście sekund.

Wracam do miejsca, gdzie jest są ludzie z firmy. Zaczyna się sledzenie poczynań innch. Panuje przyjemna, piknikowa atmosfera. Większość, jeśli nie wszyscy są zadowoleni ze startu i wyniku. Niektórzy powoli idą do domu. Ja jeszcze zostaję - chciałbym poczekać do chwili, aż będę miał pewność, że wszyscy szczęśliwie ukończyli.


Stosunek zaangażowania z biegiem i jego organizacją jest podobny jak w tym wpisie - 75% organizacja, 25% sam bieg. Nie narzekam, bo lubię to robić. Ale jak pomyślę, ile musi się napracować właściwy organizator, abym mógł pobiec (np. że musi orgarnąć 5000 pakietów), to łatwiej docenić mi jego pracę i wysiłek, a także wybaczyć ew. wpadki czy niedociągnięcia.